Projektorganisation mit Trello

Organisation oder sollte ich sagen Projektorganisation ist das A und O nicht nur in einer großen Firma, sondern auch in kleineren Firmen, sogar bei einem Ein-Personen-Projekt ist die Organisation essenziell, um den Überblick zu behalten.

Dieses Mal möchte ich ein wenig aus dem Nähkästchen plaudern und erzählen, wie wir bei perun.net Projekte organisieren und zwar unabhängig davon wie viele Personen darin involviert sind.

Ich bin mir sicher, dass es ganz viele wunderbare Tools gibt, und freue mich darüber in den Kommentaren zu hören, hier möchte ich euch aber “unser” Tool vorstellen.

Wir nutzen für die Projektorganisation Trello. Trello zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität aus und ist somit für breite Palette an Anforderungen geeignet. Aufgaben werden dabei auf sogenannten “Boards” organisiert und können dann je nach Stand der Erledigung auf ein anderes Board “geschoben” werden. Der Klassiker hierbei wäre:

Zu erledigen — Wird bearbeitet — Fertig

So kann man auf einen Blick erkennen welche Aufgaben anstehen, was gerade in der Bearbeitung ist und was schon fertiggestellt wurde. Dabei kann man die Aufgaben zu einem Projekt auf einem Board “mischen” oder aber auch für jedes Projekt ein eigenes Board anlegen.

Die Listen müssen dann mit konkreten Aufgaben (Hier: Karten) gefüllt werden. Dabei kann man einiges festlegen:

Mitglieder: Hier könnt ihr Kollegen einladen an der Aufgabe mitzuarbeiten.
Labels: Mit Labels können farbliche Kennzeichnungen in Kombination mit Schlagwörtern versehen werden.
Checkliste: Einzelne Aufgaben/Karten können Checklisten enthalten. Es wird dann angezeigt wie viele Punkte noch zu bearbeiten sind.
Datum: Jede Aufgabe kann ein Start- und/oder Zieldatum erhalten. Zudem kann eine Erinnerung eingestellt werden, wenn die Aufgabe fällig wird.
Anhang: Jede Aufgabe kann einen Anhang oder auch mehrere enthalten. Wenn die Aufgabe kein Titelbild enthält, wird dieser angezeigt.
Titelbild: Ein Bild, das im Kopfbereich der Karte angezeigt wird.
Benutzerdefinierte Felder: In der kostenpflichtigen Proversion kann auf noch mehr Felder zugegriffen werden.

Ein gefülltes Board mit Aufgaben, die zum Teil schon erledigt sind.

Karten können auch als Vorlage erstellt werden, sodass wiederkehrende Muster bei der Erstellung von Karten nicht immer aufs Neue zusammengestellt werden müssen. Für die Zusammenarbeit an einem Projekt ist es möglich Mitarbeiter zu einem Board einzuladen oder sogar gemeinsame Arbeitsbereiche zu erstellen. Die Hierarchie ist wie folgt:

Arbeitsbereich –> Board –> Liste –> Karte (Aufgabe)

All diese Bereiche, insbesondere die Listen und Boards können durch sogenannte Powerups “aufgewertet” werden bzw. ihre Funktionalität kann erweitert werden. Für WordPress-Nutzer könnte man die Powerups mit Plugins vergleichen. Dabei reicht die Funktionalität der Power-Ups von Erweiterungen, die es einem ermöglichen Boards auch per E-Mail zu füllen bis hin zu Power-Ups für eine effizientere Dateiverwaltung.

Power-Ups gibt es für die unterschiedlichsten Bereiche.

Auch beim Erstellen eines neuen Boards kann man auf Vorlagen zurückgreifen, die gleichzeitig auch Inspiration für das Organisieren sein können. So gibt es sehr umfangreiche Board-Vorlagen für den Bereich Webdesign, aber auch für Nicht-IT-Bereiche gibt es interessante Vorlagen.

Viele Board-Vorlagen erleichtern den Einstieg.

In jedem Fall erleichtern die Board-Vorlagen den Einstieg. Sie können individuell angepasst werden, sodass man sie gut als Ausgangslage für ein eigenes Board verwenden kann.

Insgesamt hat man mit Trello einfach eine gute Ausgangslage für die Projektorganisation. Dabei kann man auf Vorlagen und Power-Ups zurückgreifen, man hat aber auch die Möglichkeit alles ganz individuell aufzubauen. Außerdem ist die Zusammenarbeit mit Team-Mitgliedern hervorragend möglich und jeder behält stets den Überblick über die noch zu erledigenden Aufgaben.

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