Bis vor ein paar Tagen habe ich bzw. haben wir versucht unsere Firmen-E-Mails und die E-Mails aus meiner Zeit als Einzelunternehmer in verschiedene Ordner und Unterordner zu sortieren. Da gab es zum Beispiel einen Kollegen- und auch einen Kunden-Ordner mit jeweils verschiedenen Unterordnern.
Doch mit der Zeit wurde die Liste der Unterordner immer länger – da reichte auch der 24″-Monitor auch nicht mehr – und auch die Sortierung der E-Mails ließ sich so nicht immer konsequent umsetzen.
Wo gehört die E-Mail eines Kollegen, mit dem man auch gleichzeitig ein Kundenprojekt umsetzt? In den jeweiligen Kunden- oder Kollegen-Unterordner? Wo gehört die Nachricht eines Kunden, der nach getaner Arbeit noch eine WordPress-Frage hat? In den jeweiligen Kunden-Unterordner oder in den Ordner WordPress-Fragen?
Mit der Zeit hat man dann die E-Mail je nach Lust & Laune und Tagesform mal hier und mal dort einsortiert und schlussendlich landete man dann eh in der Suchfunktion, die bei Thunderbird gute Ergebnisse liefert.
Daher haben wir – meine bessere Hälfte und ich – beschlossen aus der Not eine Tugend zu machen und auf diese unpraktische Ordner-Sortierung zu verzichten. Nun sortieren wir die E-Mails nur nach chronologischen Gesichtspunkten.
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Für die ganz alten Nachrichten gibt es nur Jahresordner und ab 2010 auch monatliche Unterordner. In den jeweiligen Ordnern werden dann so wohl die empfangenen als auch die gesendeten Nachrichten einsortiert. Im Posteingang bleiben nur noch nicht bearbeitete Nachrichten.
Dadurch das die Nachrichten, nicht mehr verteilt über mehrere Ordner liegen, kann die Themenbaum-Ansicht jetzt noch viel besser ihre Wirkung entfalten und die Suchfunktion tut den Rest. Wir kommen damit jetzt besser zu Recht.
Ich weiß, da draußen gibt es Selbstmanagement-Experten, die eine solche E-Mail-Sortierung schon seit 1912 praktizieren, aber manche brauchen halt länger um darauf zu kommen. 🙂
Ja, ich weiß auch, dass Google Mail mit seinen Labels eine wunderbare Lösung parat hat. Aber leider scheiterten unsere Testreihen, mit verschiedenen Profilen auf die gleiche E-Mail-Adresse zuzugreifen und diese zu verwalten. Auch in der kostenpflichtigen Version war dies nicht möglich.
Wir arbeiten seit 20 Jahren mit WordPress und bieten diverse Dienstleistungen rund um das System an. Kontaktiere uns für weitere Informationen oder für ein Angebot.
Ich habe meine E-Mails früher auch detailliert archiviert. Mittlerweile archiviere ich auch nur noch jahresweise und überlasse den Rest der Such- und Filterfunktion (die bei The Bat! allerdings noch besser war).
Thunderbird archiviert beim Drücken von A eine E-Mail in einen Jahresordner. Der Archiv-Ordner (bei mir dank IMAP auf dem Server) wird automatisch erzeugt. Soweit ich weiß wird aber das Maildatum als Archivierungkriterium verwendet. Solltest Du die Archivierung nicht nach Erledigungsdatum durchführen, wäre das also eventuell eine Erleichterung für Dich, falls nicht schon bekannt.
@ChristianS,
wir nutzen auch IMAP, aber beim drücken auf “a” wird die Nachricht lediglich in den Archiv-Ordner gepackt ohne das ein Jahres oder Monatsordner erstellt wird.
…und ich dachte schon, ich bin der einzige, der seine EMails noch im Thunderbird “verwaltet”.
Jedenfalls konnte ich mich bisher noch nie dazu durchringen, das zu ändern und auf “modernere” Ticketsysteme oder dergleichen zu wechseln. Nicht zuletzt, weil der eine oder andere Kunde ja sogar mit EMail schon so seine Not hat 😉
Deinen Vorschlag, gar keine “Ordnerstruktur” mehr zu verwenden werd ich vielleicht mal probieren. Danke für den Tipp.
Uhm, grad keinen Thunderbird zur Hand; aber ist es nicht sein Version 3 so, dass man zusätzlich zur manuellen Sortierung die Ansicht auf Jahres-Ordner umschalten kann?
Komisch …,
da hat man einen WordPress Experten der über Kategorien und Tags schreibt und bei der “Strukturierung” seiner E-Mails fällt kein einziges Mal der Begriff “Schlagwörter” … *grins*
Gunther
@Perun
Was für einen Mailserver habt ihr im Einsatz ? Manchmal muss man die Ordner per Hand anlegen und anschließend klappt es dann im Thunderbird.
/Archives/2011
So ist die Struktur der Archiv-Ordner die Thunderbird benötigt. Vielleicht ist das automatische Anlegen fehlgeschlagen oder ihr habt einen Ordner in dem nur Emails und keine Unterordner möglich sind. Bei all-inkl. ist es z.B. so dass man in einem Ordner nur a) Emails oder b) weitere Ordner anlegen kann und wenn da beim Anlegen der falsche Typ gewählt wurde kann der Thunderbird keine Unterordner anlegen 🙂
Wenn es etwas Kosten darf ist ist die aufgeborte Thunderbird Variante Postbox sehr nett, da diese mit einigen sehr netten zusätzlichen Features ausgestattet ist.
Ich verstehe hier nicht so ganz was du mit “verschiedenen Profilen auf eine E-Mailadresse” meinst oder kann mir den entsprechenden Anwendungsfall vielleicht nur nicht vorstellen.
Ich selbst arbeite nur noch mit Google Apps (was allerdings ja auch mit einem Client möglich ist). Die Suchfunktionalität ist Gold wert.