Informationsmanagement

Seit einiger Zeit befasse ich mich mit dem Thema Informationsmanagement (bzw. Selbstmanagement). Das hört sich nach einem Modewort an, aber für mich persönlich bedeutet dies, wie werde ich Herr über meine Notizen, Termine, selbstgeschriebenen Anleitungen, interessanten Links etc. Und das ist nicht so einfach wie man sich das vorstellt.

Da ich kein Fachmann diesbezüglich bin, immerhin gibt es jede Menge Berater zu diesem Thema und auch einen Studiengang, stellt dieser Bericht nur eine Sammlung meiner Erfahrungen und Beobachtungen da.

Als ich früher als Angestellter an der Uni-Köln und am Max-Planck-Institut gearbeitet habe, da musste ich auch diverse Informationen verarbeiten und strukturieren. Aber diese Informationen waren nicht so vielschichtig (nicht zu verwechseln mit Anspruchslos) wie die Informationen, die ich als Selbständiger verarbeiten muss.

Anleitungen und Protokolle kamen in das Laborheft und Termine kamen auf Postits am Arbeitsplatz. Somit gab es eine klare Struktur und alles war auf das Arbeitsplatz konzentriert. Ich musste z. B. nie das Laborheft zum Kunden mitschleppen, denn die Kunden kamen zu uns und mit dieser Struktur kam ich sehr gut zu Recht.

Als Selbständiger habe ich neben Terminen und selbstgeschriebenen Anleitungen noch diverse andere Informationen zu verarbieten: interessante Links, interessante Aussagen, News aus dem Bereich, Ideen, Anmerkungen etc.

Das Problem an der ganzen Sache, ist meiner Meinung nach, weniger wie und wo ich diese Informationen abspeichern kann, dafür gibt es viele Möglichkeiten und Beispiele, sondern wie ich diese Informationen miteinander verknüpfen bzw. in einen Zusammenhang bringen kann. Was nützt mir eine Sammlung von diversen Informationen wenn ich den Überblick verliere und/oder die eine Informationen von der anderen nichts weiss.

Klassische Möglichkeiten der Verarbeitung

Hierfür ist mir kein besserer Begriff eingefallen, gemeint ist hiermit das klassische, nicht-digitale Verarbeiten von Informationen per Stift und Papier :-).

Hierbei sind mir aus meinem Bekanntenkreis zwei unterschiedliche Typen aufgefallen. Die einen sind die Herren (oder Herrinen) von dutzenden von Notizzetteln und die anderen streben danach alle Informationen zentral zu notieren. Ich gehöre zu der letzten Gruppe, da ich in einer Zettelwirtschaft nach einer gewissen Zeit den Überblick verliere. Irgendwann stehen dann am Arbeitstisch 25 Notizzettel (teilweise beidseitig beschrieben) ohne jeglichen Zusammenhang und so sind die Notizzettel natürlich total unnütz.

Das passiert mir z. B. bei einem Notizblock nicht. Hier sind wirklich alle Informationen vorhanden, dies bringt aber nach einer gewissen Zeit auch Probleme mit sich. Das Notizblock ist voll und langsam geht nach einer gewissen Zeit auch hier die Struktur verloren. Was mache ich wenn ich zu einem Thema weitere Informationen hinzufügen will. Man muss also immer beachten, das man entweder an der Seite oder am Ende noch etwas Platz freilässt um evtl. Notizen hinzufügen zu können. Aber wieviel Platz? Ich weiss nicht vorher wieviel Notizen und Anmerkungen in Zukunft kommen könnten.

Und was mache ich wenn das Notizblock voll ist. Klar ich nutze dann das zweite. Und wenn das voll ist das dritte. Auch klar, aber das heisst u. U. das ich mit drei Notizbüchern durch die Weltgeschichte reise.

Ich will hier nicht Notizbücher und -zettel schlechtmachen. Für sehr viele Personen leisten sie sehr gute Dienste, sind im Gegensatz zu anderen Methoden unschlagbar günstig und bringen weitere Vorteile auf die ich weiter im Fazit eingehen will.

Digitale Möglichkeiten der Verarbeitung

Das Problem an Notizbücher ist, daß ich im Gegensatz zu digitaler Verarbeitung sehr nützliche Funktionen nicht habe. Digitale Lösungen bieten z. B. ein Inhaltsverzeichnis, eine Volltextsuche, eine Verlinkung zwischen den Beiträgen etc. Allerdings haben die digitalen Lösungen auch ihre Schwächen.

Als erstes würde ich die digitalen Lösungen in zwei Bereiche aufteilen: offline und online. Unter offline verstehe ich Lösungen die am einen einzelnen Rechner laufen und unter online verstehe ich webbasierte Lösungen.

Die einfachste Möglichkeit der Informationsverwaltung im digitalen Bereich stellt meiner Meinung nach die Lesezeichenverwaltung des Browsers da. Wenn man im Internet unterwegs ist, kann man interessante Quellen als Lesezeichen ablegen und anschliessend, wenn die Sammlung angewachsen ist, die Lesezeichen in diverse Gruppen anordnen.

Soweit ist diese Möglichkeit klar und man kommt damit schnell zurecht, aber damit habe ich nur die Lesezeichen organisiert, was mache ich mit Terminen? Auch kein Problem, Kalendaranwendungen gibt es wie Sand am Meer. Ein, in meinen Augen sehr gelungener Kalendar ist der Mozilla-Kalendar. Diesen gibt es für Mozilla, Mozilla-Firefox, Mozilla-Thunderbird und als selbständiges Programm (Sunbird).

OK, Lesezeichen und Termine sind organisiert. Was mache ich mit Anleitungen und Notizen. Auch hierfür gibt es diverse Möglichkeiten und Programme und jeder bevorzugt eine andere Lösung. Es gibt Leute die z.B. digitale Postits nutzen und wiederum andere schreiben alles in einzelne Textdateien rein. So gesehen ist dies das digitale Gegenstück zu der Zettelwirtschaft.

Da ich aber eine zentrale Lösung bevorzuge, war ich auch damals auf der Suche nach einem einfachen Desktop-Wiki bzw. Wiki als Notizblock und Wiki als “Organizer”. Als richtige Organizer eignen sich Wikis nicht wirklich, aber als eine Art Notizblock für Notizen und Berichte auf jeden Fall.

So, jetzt bleiben noch die Adressen über und auch hier gibt es jede Menge Anwendungen. Zum Glück ist ein sehr gutes Adressbuch in der Mozilla-Websuite integriert. Aber trotzdem habe ich mindestens drei Anwendungen um meine anfallenden Informationen einigermaßen in den Griff zu bekommen.

Gut, man muß zugeben das es dann auch im offline Bereich einige Anwendungen gibt die dies alles unter einem Dach vereinigen. Es wäre z.B. möglich eine Groupware auf dem Rechner zu installieren und viele Menschen nutzen dies. Aber die Anwendungen die ich getestet habe (z. B. PHP-Groupware) waren mir persönlich etwas zu schwerfällig und zu überladen. Allerdings ist dies eher Geschmackssache.

Aber ein Problem entsteht hier auf jeden Fall und zwar was mache ich wenn ich mehr als nur einen Rechner nutze? Ich müsste dann auf jeden Fall die Inhalte abgleichen und das ist nicht immer so einfach und nicht jede Anwendung eignet sich hierfür. Und was mache ich wenn ich z. B. in der Bahn sitze und etwas nachschlagen will? Vorausgesetzt der Abgleich der Daten hat geklappt müsste ich entweder mein Laptop mit mir rumschleppen oder ein Palm, PDA etc.

Allerdings habe ich persönlich weder ein PDA noch Palm noch etwas ähnliches in dieser Art, daher kann ich zu diesem Thema wenig sagen, z. B. zum Thema Datenabgleich.

Um das Problem das Datenabgleiches zu lösen könnte man natürlich auf einen webbasierten Dienst ausweichen. Auch hier gibt es schon diverse Möglichkeiten und Anbieter. Der Vorteil liegt klar auf der Hand, man muss sich nicht mehr um den Datenabgleich kümmern und kann zu Not von einem fremden Rechner auf seine Informationen zugreifen. Allerdings glänzen die webbasierten Dienste nicht unbedingt durch schnelligkeit und was macht man wenn man keinen Zugriff auf das Internet hat z. B. der Fremdrechner hat keinen Internetanschluss oder der Router/Modem hat seinen Geist aufgegeben. Als mir vor einigen Monaten der Router seinen geist aufgegeben hat, war ich froh, daß ich die benötigten Infos auf dem PC hatte.

Fazit

Alle vorgestellten Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile. Und je nach Typ kommt man mit einer Lösung besser zu Recht als mit einer anderen.

Das Papier, in welcher Form auch immer, bietet den Vorteil das es günstig ist und man ist unabhängiger von unerwarteten Ereignissen (kein Zugriff auf das Internet, Virenverseuchter Rechner, Festplatte kaputt etc.) und einen weiteren Vorteil bitetet Stift und Papier auch: es ist sehr einfach eine einfache Skizze anzufertigen. OK, es geht auf einem Rechner auch, aber eben nicht so schnell und einfach.

Auf der anderen Seite bieten digitale Lösungen ihre Mehrwertdienste an: Indexierung, Suche, Verlinkung, einfache weitergabe an Informationen, Gruppenarbeit, leichteres Ergänzen der Informationen etc.

Ich persönlich werde es in der nächsten Zukunft mit Papier versuchen. Ein Heft für Anleitungen, Notizen und Ideen in das Notizblock (zu irgendetwas muss das Moleskine-Notizblock welches ich vor 2 Jahren gekauft habe gut sein :-)) und die anstehenden Termine auf Postits, die dann auf die ersten Seiten des Notizblocks kommen. Wenn die Termine erledigt sind, kommen die Postits weg. Zusätzlich kann man dann auf den letzten Seiten des Notizblocks die erledigten Termine notieren um einen Überblick zu behalten.

Wichtig ist hierbei auf jeden Fall das man entweder selbst die Seiten nummeriert bzw. Blocks kauft die schon numeriert sind und immer ein Inhaltsverzeichnis führt.

Für einige von euch mögen die Teile, oder auch der ganze Bericht sehr trivial klingen. Aber so ganz trivial ist es nicht. Natürlich habe ich mich mit diesem Thema auch mit anderen Leuten unterhalten und viele Tipps bekommen, aber im Endeffekt muss man selbst suchen und auf eine Lösung kommen, die einem persönlich entspricht sonst klappt das mit dem Informationsmanagment nicht oder nur sehr schlecht.

Weiterführende Links:

• Mozilla Kalender
• Opensourcecms.com – Liste mit CMS u.a. auch Groupware
• Desktop Wikis und persöhnliche Wikis – Wikis die man als Notizblock nutzen könnte
• Programmers Notebook – einige Berichte von Leuten, die vor einem ähnlichen Problem stehen

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